Bli kvitt tidstyver med smarte digitale løsninger

Strategi, identitet, design, kampanjer, nettsider. Det er tydelig nok hva vi driver med. Mindre tydelig er det at vi også bygger portaler, integrasjoner og interne verktøy, og at det ofte er der de virkelige tidstyvene ligger.

Kundene våre vet stort sett hva de kan spørre oss om. Trenger de en ny visuell identitet, en kampanje eller en nettside, ringer de. Men så finnes det en annen type utfordringer: En rapport som må settes sammen manuelt hver måned, to systemer som inneholder de samme dataene uten å snakke sammen, kundeservice som svarer på det samme spørsmålet ti ganger om dagen, eller informasjon som må oppdateres tre forskjellige steder.

Slike ting kommer gjerne på vei ut av møtet: «Forresten. Vi har også denne greia … Men det er kanskje ikke noe dere driver med?»

Jo. Det kan det faktisk være.

Når designere og utviklere sitter ved samme bord

Mange forbinder naturlig nok et byrå med kommunikasjon og design, og ikke med integrasjoner, databaser og forretningssystemer. Hos oss sitter utviklerne sammen med rådgiverne og designerne. Det betyr at vi ikke bare kan tegne hvordan en god digital løsning bør fungere. Vi kan bygge den også.

Derfor begynner ikke jobben alltid med spørsmålet «hva skal vi lage?». Den begynner ofte med et annet spørsmål: "Hva er det dere bruker unødvendig mye tid på i dag?"

Her er noen eksempler.

Esso Energi "Min side": Kundene ordner mer selv

For Esso Energi har vi utviklet Min Side – en innlogget kundeportal der kundene kan håndtere en rekke oppgaver selv. De kan se transaksjoner, hente fakturaer og lage rapporter over bestillinger og forbruk. De kan også administrere brukere og bestemme hvem i bedriften som skal ha tilgang til hva.

I tillegg kan de håndtere kortene sine direkte i løsningen. De kan endre tilganger, bytte PIN-kode, bestille nye kort og deaktivere kort som ikke lenger skal brukes. Forsvinner et kort fredag ettermiddag, kan kunden sperre det selv, akkurat når behovet oppstår.

Kundeservice hos Esso Energi bruker det samme verktøyet. Når en kunde ringer, ser de derfor det samme som kunden ser. Bak løsningen ligger integrasjoner mot blant annet SAP og Allkort, mens Piwik brukes til statistikk. Det trenger ikke kunden å vite noe om. For kunden handler det om at informasjonen og funksjonene er tilgjengelige når de trenger dem.

For Esso Energi betyr det samtidig færre henvendelser om fakturakopier, kort, brukere og andre oppgaver kundene fint kan løse selv.

Sjekkpunkt medlemsportal: Ett digitalt samlingspunkt

Sjekkpunkt består av frittstående verksteder over hele landet. Da finnes det også mye informasjon, kompetanse og praktiske oppgaver som skal flyte mellom mange mennesker. Derfor har vi bygget en medlemsportal som samler mye av dette på ett sted.

Her kan medlemmene utveksle erfaringer og få råd fra andre verksteder i kjeden. Kunnskap som tidligere kanskje satt i hodet på én erfaren mekaniker, blir tilgjengelig for flere. Medlemmene kan bestille arbeidstøy og profilmateriell i en egen nettbutikk, vedlikeholde informasjon om ansatte, adresser og åpningstider, og dele på dyrt spesialverktøy.

I verktøybanken ser verkstedene hva som finnes, hva som er tilgjengelig og hva de kan låne. Alternativet er at noen må ringe noen andre som kanskje vet hvem som har verktøyet. Det er ikke nødvendigvis en komplisert prosess, men det er en prosess som tar tid og som lett blir unødvendig tungvint når den gjentas mange ganger.

Portalen er integrert med Dynamics 365, og bestillinger fra nettbutikken sendes automatisk videre til Sjekkpunkts underleverandører. Ingen trenger å ta imot en ordre for så å sende den videre manuelt. Det bare skjer.

Sjekkpunkt timebestilling: Oppdater ett sted. Ferdig.

Vi har også laget nettsidene til Sjekkpunkt og mange av medlemsverkstedene. Her har vi koblet nettsidene sammen med systemene verkstedene allerede bruker, slik at informasjonen kan flyte mellom løsningene uten at noen må registrere den flere ganger.

Timebestilling er integrert mot Norbits. Dermed kan kunden bestille time direkte på verkstedets egen nettside, uten å bli sendt videre til en helt annen løsning. Samtidig hentes blant annet tjenester, åpningstider, kontaktinformasjon og adresse fra Dynamics 365.

Det høres kanskje ut som en detalj, men detaljer spiser tid. Hvis åpningstidene endres, skal ingen måtte huske at de også må oppdateres på nettsiden. Informasjonen endres ett sted og brukes videre der den skal. Sånn mener vi digitale løsninger bør fungere.

Bypost: Selvbetjent løsning for fraktbestilling

For Bypost utviklet vi en løsning der kundene kunne bestille frakt av brev og pakker selv. Den samme løsningen ble brukt internt til å håndtere massebestillinger av brevfrakt – det som i bransjen kalles like formater.

Innlogging og kundeforhold ble validert mot Dynamics 365, mens løsningen kommuniserte med flere proprietære systemer for selve frakthåndteringen. Løsningen er ikke i drift i dag, men prosjektet er fortsatt et godt eksempel på den typen utfordring vi liker å løse.

En prosess som tidligere besto av skjemaer, telefoner og manuell registrering, ble samlet i én løsning kunden kunne bruke selv. Det ble enklere for kunden og mindre manuelt arbeid for Bypost.

Vi gjør det samme med vår egen hverdag

Vi bygger slike løsninger for oss selv også. Timeføringssystemet vårt snakker med regnskapssystemet, så vi slipper å registrere de samme timene flere steder. Skjemaene på nettsidene våre går gjennom en AI-basert kontroll som skiller spam fra reelle henvendelser. Vi har bygget vår egen løsning for å administrere kundene vi drifter nettsider for, inkludert fakturering, og vi har små rapporteringsverktøy som gir oss oversikten vi trenger uten at noen først må bruke tid på å lage den.

Ingen av løsningene kommer til å vinne en designpris alene. Det er heller ikke poenget. Poenget er at de sparer oss for timer med arbeid vi ikke trenger å gjøre, slik at vi kan bruke tiden på oppgaver som faktisk krever mennesker.

Har du en tidstyv? Gjør noe med det!

Teknologien er sjelden det mest interessante i disse prosjektene. Det interessante er å oppdage at noe kan gjøres på en bedre måte. Manuelle rutiner har en egen evne til å bli usynlige. Har noen kopiert tall fra system A til system B hver fredag i seks år, føles det etter hvert ikke som en ineffektiv arbeidsprosess. Det er bare fredag.

Derfor kan det være verdt å se litt ekstra på en helt vanlig arbeidsuke. Flytter noen informasjon manuelt mellom to systemer? Må noe sjekkes, kopieres eller godkjennes for hånd før jobben kan gå videre? Får kundeservice det samme spørsmålet igjen og igjen? Må den samme informasjonen oppdateres flere steder? Har dere Excel-ark som bare én person egentlig forstår?

Da finnes det kanskje en bedre måte å gjøre det på. Om problemet er stort nok til at det er verdt å løse, er en annen sak. Men det er en samtale vi gjerne tar.